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在協(xié)會(huì)管理過(guò)程中，都會(huì)建立會(huì)員檔案，而會(huì)員檔案，一般除了紙質(zhì)的相關(guān)資料外，還會(huì)要求會(huì)員單位提供相關(guān)電子版的會(huì)員信息，然后由協(xié)會(huì)整理成一份電子表格形式的會(huì)員檔案表，而在大多數(shù)協(xié)會(huì)中，會(huì)員檔案信息表一直存在管理難、更新難、統(tǒng)計(jì)難的問(wèn)題，導(dǎo)致協(xié)會(huì)成立時(shí)間久了之后協(xié)會(huì)的會(huì)員資料一片混亂，想要下手整理就會(huì)覺(jué)得無(wú)從下手，結(jié)果就是越來(lái)越亂。

而造成會(huì)員檔案管理混亂的原因，主要有：

協(xié)會(huì)會(huì)員檔案信息表多數(shù)采用電子表格Excel、WPS等工具進(jìn)行管理，這種工具操作簡(jiǎn)單，信息得錄入也很方便，學(xué)習(xí)零成本。但是存在一個(gè)問(wèn)題就是這類電子表格都是獨(dú)立的文件存儲(chǔ)與計(jì)算機(jī)中，誰(shuí)需要就復(fù)制一份，誰(shuí)都可以改，誰(shuí)都可以復(fù)制，傳來(lái)傳去，導(dǎo)致最終不知道誰(shuí)手上的版本是最新，最全的。

協(xié)會(huì)成立時(shí)間長(zhǎng)，會(huì)員單位進(jìn)進(jìn)出出的，導(dǎo)致列表中數(shù)據(jù)越來(lái)越多，文件打開(kāi)慢，查詢效率低，而且會(huì)出現(xiàn)大量無(wú)用的，冗余的舊數(shù)據(jù)，又不能刪，又沒(méi)有用，讓整理表格人人員頭疼。

會(huì)員單位信息變更頻繁，協(xié)會(huì)沒(méi)有即時(shí)同步更新會(huì)員聯(lián)系信息，關(guān)鍵時(shí)候找不到人，煩！

一旦出現(xiàn)協(xié)會(huì)會(huì)員檔案信息混亂，就會(huì)讓協(xié)會(huì)的工作人員的效率變得極為低下，從而導(dǎo)致協(xié)會(huì)的各項(xiàng)工作都會(huì)不同程度受到影響。

而其實(shí)，要解決這個(gè)問(wèn)題，協(xié)會(huì)只需要一套可以讓會(huì)員單位也可以參與進(jìn)來(lái)對(duì)自己資料進(jìn)行管理的協(xié)會(huì)信息化管理系統(tǒng)即可。

信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，集會(huì)員管理、會(huì)議回執(zhí)、培訓(xùn)教育、評(píng)優(yōu)評(píng)先、選舉計(jì)票、信息推送、行政辦公等功能為一體，為協(xié)會(huì)日常事務(wù)管理提供強(qiáng)有力的信息化支撐。

通過(guò)會(huì)軟之家，協(xié)會(huì)建立起會(huì)員信息管理平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)，建立完善的協(xié)/商/學(xué)會(huì)會(huì)員電子檔案體系，所有的會(huì)員信息進(jìn)行唯一化數(shù)字存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)會(huì)員檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，會(huì)員資料的快速檢索，會(huì)員名單的自動(dòng)整理，信息變更自動(dòng)同步。

同時(shí)，會(huì)軟之家提供會(huì)員單位自助網(wǎng)上辦事平臺(tái)。會(huì)員單位如果單位的基本信息，聯(lián)系人信息等，直接登錄辦事平臺(tái)，修改后，提交到協(xié)會(huì)管理后臺(tái)，協(xié)會(huì)人員后臺(tái)審核，一鍵通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)更新到系統(tǒng)所有使用這些信息的平臺(tái)，保證系統(tǒng)中會(huì)員單位的信息的唯一、準(zhǔn)確。

而協(xié)會(huì)內(nèi)部如果需要查閱會(huì)員資料，也只需要登錄系統(tǒng)查詢即可，而不是傳統(tǒng)的需要復(fù)制拷貝表格來(lái)查，這樣，既能保證查詢的數(shù)據(jù)是統(tǒng)一的，又能保證查詢到的數(shù)據(jù)是最新的最全的。

除此之外，還提供新會(huì)員在線入會(huì)申請(qǐng)功能，讓新入會(huì)的會(huì)員自助在系統(tǒng)中完成相關(guān)資料的填寫(xiě)和提交，在會(huì)員提供紙質(zhì)資料并入會(huì)成功之后，協(xié)會(huì)辦事人員只需要一鍵審核通過(guò)，即可將新會(huì)員的的信息添加到會(huì)員檔案中，省時(shí)省力！